同志社びわこリトリートセンター様
CASE
Web宿泊予約システム
空き室状況の確認、施設の予約・変更すべてをWebから行えるようにし、教育研究の場として、施設の有効活用を推進しました。
- 利用者が施設の空き状況を容易に確認できない
- 受付担当者の問い合わせ負担を軽減させたい
- 利用者が空き状況をWebで確認できるように
- システム化されたことで、予約状況の確認のみで
導入のきっかけ・目的
同志社びわこリトリートセンターは、同志社のキリスト教主義教育および国際主義教育を推進するために、学生・生徒・園児の教育と交流を目的として設けられた施設です。「リトリート」とは、聖会または修養会として自然の中に退き、聖書を学び、かつ祈り、神との交りを持つことを意味しています。年間延べ利用者数は16,000人を超え、新入生オリエンテーション、グループ研究、ゼミ合宿、教員の研究会など様々な活動に利用しています。
施設運営には、2つの課題がありました。1つは利用者が施設の空き状況を容易に確認できないことです。もう1つは受付担当者がFAX・メール・TEL での予約・問い合わせの対応に追われていることです。
これらの課題を解決し、IT世代のニーズにも応えるために、Web宿泊予約システムの導入を検討しました。数社からの提案を検討した結果、ジャスウィルは大学に常駐しての業務実績をもち、「学校ならではの運用」をよく理解しており、提案段階から運用の議論に積極的に対応する姿勢を感じたため、ジャスウィルを採用しました。
図解
導入インタビュー －同志社びわこリトリートセンター事務長 井上 真琴 氏－
今回、短期間でのシステム導入となりましたが、不安はございましたか？
不安はありました。でもその不安はシステムへの不安ではなく、システム導入後の運用の調整や業務フローの変更・改善がどこまでできるかというセンター業務への不安でした。システム導入は、業務を整理する絶好の機会だと思いますからね。
導入システム、ジャスウィルの対応にはご満足いただけてますか？
大変満足しています。フットワークよく対応してくれたことがうれしかったです。また、親身になって相談にのってくれました。要望の対応可否判断も「できること」「できないこと」を納得できるように説明してくれました。無駄な帳票の廃止や、二度手間になっている業務の見直しなど、目的であった「業務整理」ができたことは非常に大きいですね。開発過程においても、運用・保守を想定して提案をしてくれたので、安定した運用が実現できており満足しています。
最後に、今後の展開について教えて下さい。
学内での宿泊予約システムの認知度も上がったので、スマートフォンへの対応、ユーザビリティの向上を行い、当センターを、さらに教育効果を上げるための利用に結びつけていきたいと考えています。また、利用データの分析をもとに、利用者のニーズにどう応えていくかが課題となります。
ジャスウィルには、これからも日常のメンテナンスを対応してもらいながら、当センターを活用した教育効果の追求を一緒に行う「パートナー」であり続けて欲しいです。
「TriR Campus 施設予約システム」とは
大学の施設や教室管理が楽になる、施設予約システムです。あらゆる施設への予約を一括管理、大幅な業務効率化を実現します。授業による教室予約を一括で予約したり、時限単位で予約できるなど、 大学向けに特化したサービスです。
施設予約システムについて詳しくはこちら→ 施設予約システム
お客様プロフィール
- 大学名
- 学校法人同志社びわこリトリートセンター
- 住所
- 京都府京都市上京区今出川通烏丸東入玄武町601
- 学生・生徒・児童・園児数
- 41,968名（2011年5月現在）
- 学校概要
- 同志社幼稚園、同志社小学校から同志社大学・同志社女子大学までの14 の学校を擁する学校法人。同志社の建学精神はキリスト教精神に基づく「良心教育」である。創立137年（2012年現在）を誇り、 重要文化財に指定されている建造物が数多くある。
