関東圏国立大学図書館様

CASE

施設予約システム

　学内にある専門性の高い図書館内の施設利用予約を学生に開放する為、 弊社の施設予約システムを採用して頂きました。しかし2万人近い利用者が利用するにあたり、 出来る限り公平で規則に沿った利用を促進する為、様々なご提案をしました。

課題の洗い出し

2万人を超える利用者をどのように「管理」し「制御」していくか

　当初、2万人を越える利用者をどのように管理し、１人で予約を独占するような利用者にはどう対応するか、 と言った不安のご質問を担当者から受けました。ご担当者様の不安を１つ１つ取り除きつつ、この質問を解決する方法をじっくりと議論を重ねました

改善のご提案

カスタマイズ提案

　１つ目は、２万人のユーザをどのように「グループ分け」し権限を与えていくかという問題。
１人ずつ２万人分のデータをグループ分けし権限を与えるのは大変、まずはこの点を議論しました。標準機能である「グループ毎の権限」をカスタマイズし、区分と所属により自動的にグループに所属させる機能を追加しました。

　２つ目は、利用者の制限をどうするか。
特定の利用者だけが何時間も利用するようでは、学生への公平な利用の促進は生まれません。
標準機能である「予約可能時間」の設定により、グループ毎に利用可能な曜日・時間を制限できますが、 今回さらに「１日あたりの利用回数・利用時間制限機能」をカスタマイズにより追加する事で、グループ毎に対する制限を強化し、これまで以上に「学生への公平な利用の促進」を実現する事ができました。

カスタマイズ後のフロー

導入後の効果

想定されたリスクを全て解決

　開発当初に想定されたリスクは、開発前にご担当者さまとじっくり議論を重ねることで全て洗い出し、リスクに丁寧に対応する事ができ、結果、運用開始後のトラブルもなく利用者様に施設をご利用頂いてます。

利用者・窓口担当者ともにメリット

　WEB予約になったことで、いつでもどこからでも予約できるようになった為、予約のために図書館の窓口へ行く必要がなくなりました。施設予約に関わる多くの人に恩恵のある施設予約システムとなりました。

「TriR Campus 施設予約システム」とは

大学の施設や教室管理が楽になる、施設予約システムです。あらゆる施設への予約を一括管理、大幅な業務効率化を実現します。授業による教室予約を一括で予約したり、時限単位で予約できるなど、 大学向けに特化したサービスです。

施設予約システムについて詳しくはこちら→ 施設予約システム

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