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同志社女子大学様

CASE

施設予約システム

 同志社女子大学様では、部署ごとに施設予約を実施しており全学的な改革が必要だとお考えでした。当社の「TriR Campus 施設予約システム」を選ばれた理由を伺いました。

同志社女子大学様
抱えていた課題
  •  各部署で紙・Excelなどによる独自管理
  •  紙・電話など無駄なリソースを使っていた
施設予約システム導入の効果
  •  利用状況可視化、一元管理に成功
  •  年間数千時間の業務改善

導入のきっかけ

 本学は2026年に創立150周年を迎える総合大学で、京都市内にある今出川キャンパスと京田辺市内にある京田辺キャンパスで多くの学生が学んでいます。本学の教育理念の柱の一つには「リベラル・アーツ※」があり、幅広い分野で多くの授業を提供しています。さらに、地域に開かれた大学としての公開講演会の実施、学生の課外活動推進のための練習施設開放など、授業以外にも様々な用途で大学内の施設を活用して、実績を残してきました。

 しかしながら、この学内施設の運用面では、所管部署が独自に紙やエクセルで管理しており、使用を希望する部署は電話で予約したうえで申請書類を提出することが必要でした。さらに、所管部署決裁後は、全学的な施設管理部署である施設課に書類を回して手配を行う形で運用していたため、複数部署での多重管理に加え、不要な問合せ、多くの書類の往来が発生するなど、決して効率的な運用ではありませんでした。

 そのような中、中堅から若手にあたる職員数名から、ほぼ同時期かつ自然発生的に、システム導入の提案がありました。当たり前に受け入れていた不便さを解消して、次の段階に行きたいという気運が高まっていたのかと思います。そこから教務課が代表して予算化したものの、複数部署の職員が強い想いを持って協力する体制が整い、自発的な形で部署横断的なプロジェクトが動き始めました。

※リベラル・アーツ(同志社女子大学Webサイトより)
リベラル・アーツの起源は、中世ヨーロッパの知識人が文法・倫理学・修辞学・算術・幾何学・天文学・音楽の7分野の学問を修め、人間観・世界観を養うための基礎としたことに遡ります。以来、この教育方針は欧米において伝統的に採用されてきました。本学は開学時より、リベラル・アーツを教育の柱として、専門分野の知識や技術の修得はもちろん、多様な分野の学問を修めることで広い視野を養い、物事の本質を捉える力を身につけ、ゆたかな世界づくりに寄与する女性を育んでいます。

導入の決め手

導入の決め手

豊富な標準機能

 これまで本学の施設管理業務はシステム化されていなかったため、ゼロからシステムを導入する必要がありました。一方で、システム導入を機に、これまで慣習的に運用されていたルールを整理して、業務そのものをスリム化したいと考えました。そこで、標準機能がきちんと構築された汎用的なシステムをベースにして、本学における施設管理業務をできるだけ順応させることを目指しました。

 また、管理面だけではなく、学生を含めた利用者が分かりやすく利用できることも大きな目的であったので、視覚的に分かりやすく申請できるマップ機能が標準機能であったことも大きかったです。

拡張性と費用面

 「TriR Campus施設予約システム」では他大学様への導入事例も豊富であったことも大きな決め手です。豊富な標準機能には、他大学様における要望が組み込まれているため、むやみに費用をかけてカスタマイズする必要はないと感じました。

 また、今後利用施設や利用者を増やして活用の範囲を増やしていく予定ですが、大学に付与された管理者権限で容易に追加することができ、拡張性の観点からも安心できました。

 さらに、これから長期的にシステムを利用することを想定した際に、保守費用を含めた費用面でもジャスウィル社のパッケージが本学の予算にも合っていたことから導入を決定しました。

導入の効果

導入の効果

年間で数千時間の業務効率化

 従来の施設予約は、①電話による施設の空室照会や予約、②申請書の作成、提出③提出後の決裁、コピー、ファイル、手配などで、かなりの労力と時間を使っていました。このような雑務をなくすことで、集中力を途切れさせることもなく、本来業務に専念できる体制が作れると期待して導入しました。
 システム導入後は、誰でもリアルタイムで利用状況を閲覧でき、申請や承認にかかる業務も劇的に効率化しました。導入に向けた試算のなかで、2018年度実績で施設予約申請書類が約5500枚あることが分かりました。
 まだ、導入直後であるのではっきりと言えない部分はありますが、1枚の処理時間、つまり予約から手配までの時間が十分の一以内に短縮できると試算して、おそらく全学規模では年間で数千時間の効率化が図れるのではないかと考えています。

ペーパーレス化

 上記のとおり、約5500枚の書類のうち大半をなくすことができます。従来の方法では、原本は施設課で保管しますが、申請部署や所管部署におけるファイリング、手配のためのコピー送付を想定すると、年間で約2~3万枚程度の書類を廃止できると見込んでいます。

本来業務への専念

 今回のシステム導入で、各部署における施設予約にかかる雑務を減らすことができました。この効率化によって作り出した時間と余力で、より集中して本来業務に専念できるようになると考えています。学生のために何ができるか、大学として行うべきことは何か、これからも基本に立ち返っていろいろな企画を考えたいと思います。

今後の展開

今後の展開

施設利用のサービス向上と、施設の利用効率向上

 導入後の効果は目に見えて良いものでした。特に予約から承認までのプロセスは劇的に効率化できました。一方で、承認から手配までのプロセスではまだ改善の余地があります。今後の展開として、これらの改善事項も踏まえたうえで、システムの機能追加も視野に検討する予定です。できるだけシステムに任せられるところは任せて、人による確認や調整にかかる作業を減らし、職員はクリエイティブに仕事ができるようにしたいですね。

 そして、もう少し軌道に乗れば、利用施設や利用者の拡大を図る予定です。

学内全般の業務改善のきっかけに

 今回のシステム導入は中堅~若手職員による自発的な提案でした。過去数十年にわたる運用を大きく変える提案であり、リスクを伴うものでしたが、上層部の後押しもあり、なんとか進めることができました。

 本学のキャッチフレーズとして、「Always rising to a new challenge(いつの時代も、新しきを生きる。)」とあります。これは主に学生に向け、「時代の変化に対応しながらも、個性を磨き、輝かせる女性であれ」というメッセージを込めたスローガンです。その言葉のとおり学生が挑戦して成長するためにはやはり教職員も同様に、「伝統と革新」をキーワードに挑戦し続ける必要があると感じています。

 今回のシステム導入を足掛かりに、業務効率化と学生サービス向上、ひいては大学教育の充実に向けて、他の企画も積極的に進められるように提案したいと思っています。

「TriR Campus 施設予約システム」とは

施設予約システム

 大学の施設や教室管理が楽になる、施設予約システムです。あらゆる施設への予約を一括管理、大幅な業務効率化を実現します。授業による教室予約を一括で予約したり、時限単位で予約できるなど、 大学向けに特化したサービスです。

施設予約システムについて詳しくはこちら→ 施設予約システム

お客様プロフィール

同志社女子大学様
大学名
同志社女子大学
住所
京田辺キャンパス:京都府京田辺市興戸
今出川キャンパス:京都市上京区今出川通寺町西入
学生数
学部 :6,163名
大学院:52名
専攻科:10名
(2019年10月現在)
概要
“同志社女子大学は, 新島襄の先駆的な女子教育への情熱に基づく女子塾を起源とし, 創立以来, 良心教育を柱とするキリスト教の精神に基づく人格教育, リベラル・アーツ教育, 国際主義教育を核にすえ, その実現に向けた教育研究活動を実践している。”
(同志社女子大学様より引用)
HP
https://www.dwc.doshisha.ac.jp/

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