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  • 株式会社ジャスウィル

国立大学法人 愛知教育大学様

CASE

施設予約システム

 愛知教育大学様では、全学的な課題として『施設の利用状況が見えず適正な施設利用がされていない』と挙げられていました。当社の「TriR Campus 施設予約システム」を選ばれた理由を伺いました。

愛知教育大学様
抱えていた課題
  •  施設や教室の予約管理がExcelや紙と独自で管理していた
  •  施設の有効利用が出来ていなかった
施設予約システム導入の効果
  •  管理方法を統一し、予約状況を見える化に成功
  •  空き施設・空き時間の有効利用の増加

導入のきっかけ

導入のきっかけ

施設利用状況の把握

 今までの施設・教室などの予約管理は、各施設の施設運用管理者(各部署)が独自にExcelや紙で管理しており、属人的な管理になっていました。実際の予約状況が見えづらく、予約の重複も起こり得ていたことから、全学的に解決すべき課題だと認識していました。

 さらに、国立大学法人としての経営視点から見れば、施設の有効利用も重要な課題であると考えていました。

 これらの課題を対処するため、1つ目は管理方法の統一による予約状況見える化。2つ目は施設の未使用率低減を目的とした施設の有効利用できる事。これらの課題を、システム導入する事で解決できると期待していました。

導入の決め手

標準機能で本学の要望を満たしている

 選定にあたり、基本的には既存パッケージ製品を中心に検討していました。つまり、既に他大学への導入実績があり、大学からの要望・運用に耐えられることが最低条件だと考えました。

 さらに、標準パッケージ機能で本学の要望を満たすことも重要だと考えました。導入後、継続して利用していくためです。また、将来的な拡張性を考慮した時に、導入時点ではできる限りシンプルな仕組みが良いと考えました。そのため、標準パッケージ機能に本学の運用を合わせていくことも検討していました。

 ジャスウィル社の「TriR Campus施設予約システム」は、製品デモの時点で、標準パッケージ機能で実現可能なことが非常に多く、 また他大学への導入事例もあることから、候補として検討していました。

対応の速さと価格面での優位性

 本学が愛知県にあることから、名古屋市に拠点のあるジャスウィル社には期待していました。 実際に作成済のデータに変更があった際などは、迅速な対応で安心しました。

導入の効果

導入の効果

予約管理の統一

 管理方法を統一し予約状況を見える化する、という1つ目の目的を達成できたことで、リアルタイムで予約状況を閲覧できるようになったことは、大きな効果だと感じています。職員のパソコンにインストールすることなく、WEBブラウザのみで管理と予約ができることも、業務効率化につながっています。

 また、最新の予約状況を閲覧できるようになったことで、空き施設・空き時間の有効利用も増えてきていると実感しています。国立大学が求められている『施設の有効利用』の点からも、2つ目の導入目的が達成できつつあるのではないかと思います。

 一方で、システム利用や運用ルールの周知徹底を実施していくことも、今後の課題として認識しています。多くの部署が関わる施設利用ですので、新しいシステムに完全に移行するまでもう少し時間がかかると考えています。「TriR Campus施設予約システム」に完全移行にすることで、施設の有効利用、未使用率低減の効果が、更に出るのではないかと期待しています。

今後の展開

今後の展開

施設利用のサービス向上と、施設の利用効率向上

 1つ目は、更なる管理運用の改善により、サービス向上を図ること。そのために、教職員に施設予約システムの利用を浸透させた上で、利用ルールの策定と周知を徹底していく予定です。

 2つ目は、施設の利用状況を統計し数字として正しく把握したいと考えています。施設の効率利用は大学の経営にも関わることです。空き施設や空き時間を効率利用することはもちろん、例えば利用したい人数に対して、適切な施設を利用案内できるような仕組みがあれば、利用効率をさらに向上できるはずですので、「TriR Campus施設予約システム」の新たな機能としても期待しています。

「TriR Campus 施設予約システム」とは

施設予約システム

 大学の施設や教室管理が楽になる、施設予約システムです。あらゆる施設への予約を一括管理、大幅な業務効率化を実現します。授業による教室予約を一括で予約したり、時限単位で予約できるなど、 大学向けに特化したサービスです。

施設予約システムについて詳しくはこちら→ 施設予約システム

お客様プロフィール

学校法人上智学院様
大学名
国立大学法人愛知教育大学
住所
愛知県刈谷市井ケ谷町広沢1
学生数
教育学部:3,818名
大学院 :232名
専攻科 :33名
(2018年5月現在)
概要
“愛知教育大学は,学術の中心として,深く専門の学芸を教授研究するとともに,幅広く深い教養及び総合的な判断力を培い,豊かな人間性を涵養する学問の府として,日本国憲法,教育基本法,ユネスコの高等教育に関する宣言等の理念を踏まえ,教育研究活動を通して世界の平和と人類の福祉及び文化と学術の発展に努めることが,普遍的使命であることを自覚し,愛知教育大学憲章を定める。”
(国立大学法人愛知教育大学様より引用)
HP
https://www.aichi-edu.ac.jp/index.html

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