みんなでやろう！今こそ本気のワーク・ライフ・バランスの実現

おはようございます、kinokoです。

皆さんは、ワーク・ライフ・バランスという言葉を聞いたことはありますか？
ワーク・ライフ・バランスとは直訳すると、「仕事と生活の調和」、仕事だけに囚われるのではなく、生活のバランスが取れた生き方をしよう！というものです。

しかし、世界24カ国を対象に行われた「ワーク・ライフ・バランスに関する世界意識調査」（2006年、インターナショナル・リサーチ・インスティ
チューツ）によると、参加国中日本は「全く満足していない」と感じている人の割合が最も多い結果となり（16％）、調和への「改善を試みたことがない」と
答えた人の割合も66％とワースト2位の結果になっています。

そこで今回は、全社を上げてワーク・ライフ・バランスの実現に向けた取り組む時のポイントについてご紹介。

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大切なのは、全社を挙げてということです。
なので・・・
① 本気！
「ワーク・ライフ・バランス実現のために、仕事を効率化して、労働時間を削減する！」
この実現に向け、全員が「本気」で徹底的に取り組む。
② 前向き！
「やらされ感」ではなく、全員が納得した上で、「仕事の効率化」に前向きに取り組む。
納得できないことがあれば、一度立ち止まって、みんなで話し合う。
③ 全員参加！
「自分だけは例外」を許さない。「忙しい」を言い訳にしない。
すべての仕事で効率化に取り組み、全員のワーク・ライフ・バランスを実現する。

という点が、とても大切です。
一人でも参加しないとそこでバランスが崩れてしまいます。

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そして、全員の意識をワーク・ライフ・バランスに向けることができたら、以下の点に注目してみましょう。

① 会議のムダ取り
会議は大切ですが、会議をすることが仕事ではありません。会議が資料の読みあわせになったり、一部の人の一方通行な話になっていることはありませんか？

まずは、会議を始める前に、会議の目的と到達目標を明確化して、議論の方向性を一定に保ち、時間のムダを省くことが重要です。
同時に、終了時間を厳守し、会議が間延びして効率性が下がることや、ほかの仕事の遅延を防ぐことも必要です。
さらには、資料の確認は会議前に行う、会議終了後に決定事項を確認する、参加者全員に発言してもらうなど、会議のムダ取りと効率化策を考えることも有効です。

② 社内資料の削減
上司への報告資料、社内会議のための報告資料など社内で必要な資料は膨大です。
でも、その作成時間は貴重な生産活動のための時間です。

社内資料の削減策としては、定常的な報告、記録用の資料について、必要最低限の情報を記載するフォーマットを作成し活用する方法が挙げられます。

また、資料作成者に、資料作成の目的や用途をしっかり説明することも重要です。
あいまいな指示で資料の作成を始めると、資料の作成者は、求められている達成水準がわからず、念のために資料を多めに用意してしまいます。資料の作成を指示する者が、資料作成の目的や用途をしっかり説明し、「念のために作成する」時間を減らしていけば、職場全体の業務の効率化につながります。

③ 書類を整理整頓する
誰が見ても、欲しい書類がどこにあるか分かるようすれば、業務に対する属人性を軽くすることができます。

そして、個人的な観点から見ても、書類を探すのにかかる時間を少なくすることができるので、時間の有効活用に繋がります。

④ 標準化・マニュアル化
「人に仕事がつく」というスタイルを改め、従業員同士が相互にフォローしあえる環境ができれば、従業員個々のワーク・ライフ・バランスを大切にすることができます。

すべての業務を標準化・マニュアル化することは難しいですが、可能な限り標準化・マニュアル化することで担当者の不在時にも、かなりの部分でカバーすることができるようになるのではないでしょうか。

⑤ 労働時間を適切に管理
上司は部下の労働時間と業務内容を把握し、部下は仕事の進捗報告をしっかり行うことで、長時間労働の発生や業務効率性の著しい低下などを早めに察知し、問題があれば適切な介入/改善を行うことができます。

⑥ 業務分担の適正化
業務の流れ自体に、業務の効率性を阻害する要因が隠されている場合があります。これは、業務分担の問題と関わっています。

たとえば、本来は作業者の裁量で意思決定ができるような内容の業務であっても、上長の承認が必要なために上長の会議終了を待たなければならないということがあります。これは、本来管理職が行うべきではない業務を管理職が引き受けているという可能性があります。

業務の流れの各段階で必要となる作業や担当者を業務分析を通じて把握し、「だれが」「どのタイミングで」「どの作業を」担当するのかを再検討することも有効です。

⑦ 担当以外の業務を知る
業務負荷が特定の人に集中した際に、業務分担の平準化を行うためには、各従業員にある程度広い範囲の業務を担当させ、かつ適切な意思決定ができるようにする必要があります。特に、管理職の業務を部下に委譲する際には、同時に裁量権の委譲も行う必要がある場合が多いでしょう。

こうした権限の委譲の前提として、各従業員が、主たる担当業務の周辺の業務に関する知識やスキルを身に付けておく必要があります。このような「多能工化」を進めることで、業務負荷の偏在を解消することができるようになります。また、現場での裁量が増すことで、意思決定にかかる時間が短縮し、組織全体の業務効率が向上する可能性があります。

⑧ スケジュールの共有化
ひとつの作業にどの程度の時間をかけるべきか（かけられるのか）を認識しつつ作業を計画し遂行することで、業務の効率性を向上させることができます。また、作業に没頭すると時間の経過を忘れて作業に集中してしまいがちですので、作業や会議に集中しているときでも経過時間を認識しやすいよう、工夫が必要です。

また、職場のメンバー全員が自分のスケジュールを公開し、お互いのスケジュールを確認できるようにすることで、職場全体で協力して業務効率化に取り組むことができます。

⑨ 「がんばるタイム」の設定
ホワイトカラーの場合、業務の効率性は個人の集中力とその持続性に左右されます。
しかし、大きな職場では、誰にも邪魔されず、集中して自身の業務に没頭することが意外に難しいものです。
たとえば、作業中に顧客・取引先からの電話が回される、上司や同僚から声をかけられるなど、業務遂行に必要でも、現状の作業