5つに分類してスピードアップ！仕事の高速化テクニック

2011.09.28
社員の日常

mogeraです。

今回は仕事を効率的に・スピーディに行う考え方をまとめてみます。

仕事はいろんなものがあるようにみえて、５つの基本パターンに分類できます。

・定番型

・オーダーメイド型

・解決型

・ひとり型

・グループ型

それぞれの特徴をつかんだ進め方を理解することで仕事のスピードアップを狙いましょう。

＜定番型＞

データ入力や報告書の作成など、いわゆるルーチンワークです。

定番型の仕事の時間が削減できれば、より他の仕事に力を注ぐことができます。

・手順を「標準化」する

　まずは早い人のやり方真似てみましょう。自己流と比べれば無駄だった作業が見えてくるはずです。

次は別の人の行っている工夫を取り入れていきます。

こうしたいいとこ取りで効率のよい手順を創り上げていくのが「標準化」です。

「標準化」してスピードアップできても油断は禁物です。

定番型の仕事の落とし穴として、「作業が目的化する」ことが往々にしてあります。

そういった場合は、「何のために・誰のために」を考えてみましょう。

実はもう必要のない「化石」となった作業が含まれているかもしれません。

改善の余地を探すことで更なるスピードアップを狙いましょう。

＜オーダーメイド型＞

　企画の立ち上げやシステムの設計など、先例のないものを創り上げていくのがオーダーメイド型です。

時間の見積もりが難しい、定番型の真逆にある仕事です。

・顧客の想い＝ゴールをつかむ

　顧客の想いを形にするためには、まずその想い＝ゴールをしっかりと理解することが大切です。

ここがずれていると、後から「こんなことは頼んでない！」とトラブルになってしまいます。

それによって手戻りすることが何よりのタイムロスです。正しいゴールに向かって進むことが、

一番のスピードアップになります。

＜解決型＞

　トラブル解決やクレーム対応が、この解決型に分類されます。

ある程度のパターン化ができる点で「定番型」に近い要素がありますが、

必ずしも解決すべき問題は同じではないので「オーダーメイド型」の要素も含んでいます。

・最悪と最善のラストをイメージする

　その問題を放置して起こる最悪のラストをイメージします。手遅れになった問題はどんな影響を出していますか。

また、その最悪のパターンでは周囲の人の反応はどうでしょうか。それを自分はどんな気持ちで受け止めているでしょうか。

こうやって最も避けたい未来を想像することで、これだけは絶対避けたい！と思えるはずです。

　次に最善のラストをイメージしてみます。対策はすべて上手くいって問題は解決、周囲の人からも

褒められる。この喜びを本当にしたいと思うことで問題解決のモチベーションが上がります。

ここで重要なのが、どのレベルの解決まで持っていくかを合わせて考えることです。

最善に近づければ良いのですが、そのための人・モノ・資金などのリソースが足りないこともあるでしょう。

今あるリソースで解決できる「今回目指すべきゴール」を決めることが大切です。

＜ひとり型＞

　仕事の初めから最後までを自分で管理できるものをこの一人型に分類します。

例えば、業務連絡の作成や発行は「定番ひとり型」、

小規模な調査を一人で行うのは「オーダーメイドひとり型」と当てはめます。

・一日・一週間・一ヶ月の広さで仕事を考える

　スケジュールは一日・一週間・一ヶ月の3つに分けて書きます。それぞれ意識を置く場所が違います。

　1日のスケジュールは「何を何時何分までにどうする」を書き出します。抜け・漏れがないように

定型的な報告なども書きだすとと良いでしょう。

　1週間のスケジュールは予定の優先順位をつけて書き出します。また、予定外の業務や移動時間など

も織り込み、その上で時間が足りるように配分することが重要です。

　1ヶ月のスケジュールは達成すべき項目と、緊急性をランク付けして書き出します。

また、発生しうる問題点とその対策を考えておくことでトラブルへの対応が早くなります。

＜グループ型＞

　多人数で連絡・連携して目標を達成するタイプの仕事で、一般にプロジェクト型と呼ばれるものです。

基本的には顧客のニーズに応える「オーダーメイド型」ですが、特に複数人で関わる事柄や多くの時間を必要とするものを「グループ型」として分離しました。

・一体感がスピードを生み出す

　複数人での作業はよくサッカーに例えられます。個人が優れていてもダメ、必要なタイミングで適切なパスを送ることで一気にゴールに近づくことができるのです。

　そういった一体感を生み出すにはチームがビジョンを共有することが第一です。「自分たちはなぜ集められたのか、何を目指しているのか」を各自が「実感」として持つことがポイントです。その目的に「納得して」「そうしたいと思う」ことでお題目から実感へと変化します。こういった実感を持った人が集まることで同じ目標を目指すチームとして機能し始めます。

　そしてこのチームの力をより引き出すのが、「進捗の共有」と「信頼感」です。

　進捗の共有を行うことで、チームとして前に進んでいることを実感し、「もうここまで来た」「あと少しだ頑張ろう」といった前向きな気持ちも共有できます。それにより各自が「安心」して自分の仕事に取り組めるのです。

　信頼感もこの「安心」を得るために重要です。逆に不信感の本質は「おそれ」や「不安」です。嫌われてるのではないか？認めてもらえないのではないか？といったネガティブな感情は放って置くとどんどん悪い方向へエスカレートしてしまいます。この悪循環を断ち切るには、さわやかな挨拶や笑顔が一番です。自分のことを受け入れてもらえている、と感じることでネガティブな感情は薄れていきます。

以上、簡単ですが各仕事の特徴とスピードアップのポイントを紹介しました。

これらを活用してより多くの仕事にチャレンジしていきたいですね。